Succes begint bij de voorbereiding
Het agrarische beursseizoen staat weer voor de deur. Sta jij dit jaar op de RMV in Hardenberg en Gorinchem, Dutch Pork & Poultry Expo in Den Bosch of op Agritechnica in Hannover, Duitsland? Waar je ook aanwezig bent, een sterke voorbereiding bepaalt je succes. De to-do lijst kan lang zijn en daarom zetten we de belangrijkste punten voor je op een rijtje zodat jij voorbereid naar de beurs gaat.
Het verhaal
Begin met je doelgroep. Wie wil je bereiken en welk verhaal wil je vertellen? Kies één duidelijke kernboodschap en werk die volledig uit. Stel jezelf de vraag: wat wil ik bereiken? Denk aan het lanceren van een nieuw product voor melkvee, het binnenhalen van nieuwe klanten in de varkenshouderij of het ontmoeten van partners in de akkerbouwsector. Op basis van het doel en je verhaal bepaal je welke beurs het beste aansluit.
Plan van aanpak
Ga je zelf de stand inrichten of besteed je het uit en schakel je een standbouwer in? Maak een plan waarin je vastlegt hoeveel ruimte je nodig hebt, hoe de stand eruit komt te zien en waar alles moet staan. Houd rekening met vaste elementen zoals verlichting en aansluitingen voor stroom of water. Stel vervolgens een realistisch budget op en maak een kostenoverzicht. Zo weet je precies waar je aan toe bent.
Het juiste team meenemen
Bepaal wie jouw bedrijf vertegenwoordigt op de beurs. Kies medewerkers die goed passen bij het verhaal dat je wil uitdragen of huur eventueel extern personeel in. Wijs onder het personeel een standmanager aan die tijdens de beurs het overzicht houdt, taken verdeelt en aanspreekpunt is voor het hele team.
Alles op de juiste plek
Regel ruim op tijd het transport van stand onderdelen, meubels, promotiemateriaal en producten. Informeer naar speciale laad- en lostijden, toegangsregels en leveranciers die verplicht zijn. Huur je een standbouwer in? Informeer deze over alle logistieke aspecten die van belang zijn. Vraag badges aan voor je personeel en denk ook aan parkeerplaatsen. Als je ver moet reizen bij een beurs van meerdere dagen, vergeet dan niet tijdig hotelaccommodatie te reserveren.
Laat van je horen
Je hebt eerder al bepaald wie je doelgroep is en wat je kernboodschap gaat zijn. Zorg dat deze twee centraal staan in alle communicatie en consistent terugkomen. Controleer je voorraad drukwerk; zijn folders, flyers en banners nog actueel? Of moet er iets nieuws komen? Wees tijdens de beurs actief op social media. Deel updates, foto’s van je stand en ervaringen van bezoekers. Zo bereik je niet alleen de mensen op de beurs, maar ook je volgers daarbuiten. Gebruik ook hashtags van de beurs om je bereik te vergroten.
Zelf bouwen of huren?
Maak het jezelf gemakkelijk door externe partijen in te schakelen. Denk aan catering, meubilair of misschien wel een kant-en-klare beursstand door de standbouwer. Zo hoef je minder mee te nemen en staat er bij aankomst al een groot deel voor je klaar. Vraag bij de beursorganisatie na met welke leveranciers ze samenwerken of bespreek de mogelijkheden met je standbouwer.
Check, check en nog eens check
Stel een checklist op met alle materialen die je nodig hebt. Begin hier een paar dagen van tevoren mee, zodat je tijd hebt om dingen aan te vullen. Controleer vlak voor vertrek de lijst nog een keer; heb je alles?
Tip: Gebruik een projectmanagementtool (bijvoorbeeld Trello of Asana) om taken toe te wijzen en deadlines te bewaken.
weten wat wij voor jou kunnen doen?
Bel of mail ons en hopelijk zien we elkaar binnenkort voor een kennismaking. Bij jou, bij ons of online. We denken graag met je mee!
